Thales : projet ÉOLE

Génie des Lieux a repensé ces espaces avec une méthodologie participative, permettant d’innover dans le processus de recueil des besoins et de compréhension des usages. Retour sur ce projet pilote exemplaire avec Gilles Saroul.

La genèse du projet

Le site de Thales situé à Valence rassemble environ 750 collaborateurs. On y pratique des activités diverses : commerce (équipements d’hélicoptères), R&D (systèmes de navigation civil et militaire), production dans des salles blanches (capteurs de pression), service informatique… Au total, on y dénombre 70 % d’ingénieurs et de cadres. C’est un bâtiment de 400 mètres de long et de 50 mètres de large, de type industriel. Il n’avait pas été transformé depuis de longues années, et ne reflétait plus les activités technologiques et de R&D qui y étaient pratiquées.

Après de nombreuses réflexions autour de l’immobilier, la décision a été prise de réhabiliter le bâtiment existant en le remettant aux normes. En 2014, il reçoit la visite du directeur des Ressources Humaines de Thales. Celui-ci suggère d’aller plus loin que le projet immobilier envisagé, et d’en profiter pour revoir le fonctionnement du site. C’est ainsi qu’est né le projet ÉOLE, un acronyme qui signifie Établissement Ouvert, Lean et Évolutif. Éole, qui est également le nom du dieu du vent, voit le jour dans une région qui n’en manque pas (la vallée du Rhône) et dans une entreprise dont les équipements fonctionnent avec la pression de l’air et la vitesse du vent. Enfin, Éole est le nom du premier avion de Clément Ader, un pionnier de l’aviation. Cette appellation a été trouvée par des salariés bien inspirés, à l’issue d’un concours pour la recherche d’un nom qui collait au territoire et aux activités. Un moyen d’impliquer les collaborateurs et de les faire participer, et une stratégie de communication qui s’est poursuivie tout au long du projet.

Des enjeux multiples

Le projet a débuté en 2016 et va s’étaler sur 10 ans. Il vise à donner au site un potentiel supplémentaire de 25 ans et surtout à améliorer l’efficacité collective du site. La première année a été consacrée à sécuriser les infrastructures et à revaloriser le site en résolvant les problèmes techniques, comme l’étanchéité des toits ou la climatisation.

Le projet va permettre d’accroître la compétitivité de l’entreprise, en se dotant d’un outil de travail moderne (en s’inspirant des campus de Thales à Vélizy et à Mérignac), et d’être plus résilient. Cela supposait de revisiter le schéma directeur d’implantation pour le rendre plus robuste aux évolutions, et d’intégrer aux espaces de la souplesse et un aménagement flexible. C’est là que Génie des Lieux est intervenu, avec la mission d’initier la reconversion du site complet (25 000 m²) en commençant par un premier espace pilote de 1 000 m², selon une méthode de travail reproductible sur les autres projets tertiaires du site. Les enjeux étaient de penser des espaces de travail conformes aux exigences du livre blanc Thales, et ayant pour finalité le développement de nouveaux modes de travail basés sur les échanges et les synergies.

De nouveaux outils au service des salariés

Concernant le bâtiment, il fallait transformer ce qui pouvait apparaître comme une contrainte, en opportunité. Ses toits « en sheds » sont loin de l’univers du tertiaire, or sans les faux plafonds, ils apportent désormais une lumière zénithale qui rend les bureaux plus lumineux. Mais c’est l’entrée, une fois retravaillée et entourée d’espaces verts (4 000 plantes ajoutées), qui a créé le premier effet « waouh ». Cet effet, Thales le voulait également à l’intérieur du bâtiment !

Sur ce premier lot étaient concernées la direction du site, la direction de l’unité navigation, les ressources humaines et la direction technique ; soit 100 personnes. Génie des Lieux a commencé son intervention en 2015 par l’analyse des agendas, le recueil de besoins, les études préalables, pour arriver à une proposition d’implantation, d’environnement de travail et de décoration.

Lors de la phase d’implémentation, en 2016, de nouveaux outils ont été imaginés pour améliorer le travail des salariés : des espaces ouverts, aérés, lumineux, confortables et reconfigurables pour mieux travailler en équipe ; des war rooms dédiées, des outils destinés à la connectivité intersites ; une salle « silence » pour le travail individuel ; un laboratoire commun, ouvert, ergonomique et silencieux ; un espace de démonstration des techniques/produits ; un espace d’accueil à l’image des activités de Thales, des espaces de réunion de tailles variables, des espaces informels pour se détendre ; des points de rencontre où se réunir à plusieurs devant le même écran. Les postes de travail sont constitués de benchs de 2 ou 4 personnes, dotés d’armoires de proximité et de mini-cloisons phoniques. L’acoustique a été particulièrement soignée dans les espaces ouverts comme collaboratifs. Comme le projet s’étale sur 10 ans, des espaces pilotes ont été lancés. Ils permettent à tous les salariés de s’approprier leur nouvel environnement en attendant de s’y installer.

Une révolution dans l’aménagement

Le macro-zoning refond complètement le positionnement des unités sur le site. Si la production n’a pas bougé, la direction, auparavant située au 2e étage, est revenue au centre de ses équipes. Les services susceptibles de recevoir des visiteurs (direction, RH, commerciaux) ont été concentrés autour de l’entrée, au cœur du bâtiment.

Les bureaux fermés ont disparu, y compris pour les directeurs. Même les salles de réunion sont vitrées, avec un beau travail de vitrophanie sur les cloisons. Faire tomber les murs était une véritable révolution ! Auparavant, 90 % des salariés étaient installés dans des bureaux cloisonnés, individuels ou partagés au maximum avec 3 personnes. Des bureaux d’une douzaine de mètres carrés, disposant de leur propre espace de réunion. Le passage à un espace ouvert représente un changement radical. Sur la centaine de personnes concernées, l’équipe s’est assurée de répondre aux questions naturelles sur le bruit, les vestiaires, le téléphone, la lumière ou la climatisation… d’où l’importance d’un accompagnement à ce changement dès le début du projet.

Un succès unanime

Une fois le projet livré, c’est avec beaucoup de fierté que Thales a ouvert ses portes à 1 400 personnes lors d’une « journée des familles », un événement qui n’avait plus eu lieu depuis 16 ans. Le site a été officiellement inauguré mi-novembre, avec la direction de Thales et des VIP extérieurs.

Quand on compare les photos du site avant et après, on mesure l’impact du travail accompli. La rénovation a fait le buzz et a été plébiscitée par tous ! Chaque maillon du projet a été pris en compte pour un très beau résultat final. Le livre blanc et le carnet d’intention sont à l’origine de la démarche et ont fourni une ligne conductrice, qui s’ajuste au fur et à mesure de la mise en œuvre opérationnelle des projets. Valence a bénéficié des dernières réflexions en cours et des retours d’expérience des autres sites. Nous avons réussi à fédérer les bonnes pratiques, comme il nous faudra récupérer nos retours d’expérience pour les prochains projets. Ils s’enrichissent les uns les autres ! Aujourd’hui, les autres sites viennent admirer notre résultat et échanger sur le projet. Ce premier lot va servir d’exemple pour réaliser les prochains espaces.

Une méthode d’évaluation de l’utilisation des espaces a été mise en place, selon quatre niveaux : espace à améliorer ; appropriation faible ; usage fonctionnel et confort fonctionnel. Après mois d’utilisation à Valence, on constate que presque 100 % des espaces ont été appropriés. Seule la salle silence nécessite un peu plus de temps pour que son utilisation soit effective, avec une communication spécifique.

Et demain ?

Le travail sur le deuxième lot (ÉOLE 2) a déjà été entamé avec Génie des Lieux. Il concerne un espace collaboratif dédié aux projets. Au sein de Thales, les projets sur lesquels travaillent les équipes internes peuvent s’étaler sur plusieurs années, et le nombre de personnes impliquées peut varier de 12 à 30. Toute cette agilité et cette évolutivité seront insufflées dans le futur espace. Pour que ces collaborateurs n’occupent pas deux postes de travail chacun, en inter-projets, une réflexion sur le flex office a été initiée. En se basant sur les profils identifiés dans le livre blanc Thales, certains métiers semblent éligibles à cette activité. La question va se poser demain pour les travailleurs nomades, comme les commerciaux.

Les changements opérés sur le site étant déjà révolutionnaires, il convient d’opérer étape par étape, sans oublier d’échanger avec les organisations syndicales.

Un projet entièrement mené avec Génie des Lieux

Génie des Lieux est un maillon très important du projet. Grâce à leur expérience et leur méthode sur le terrain, ils nous ont aidés à démarrer et à transformer les espaces. Génie des Lieux est à la base du résultat actuel. Le plan délivré est la genèse de tout : il correspond à nos nouveaux besoins et modes de travail, nous projetant sur des espaces et des modes de fonctionnement que nous ne connaissions même pas. Au-delà de l’accompagnement au changement, la décoration devait susciter l’adhésion des collaborateurs. Pari réussi avec cet aménagement agréable et lumineux ! Parmi les autres facteurs de réussite du projet, il faut citer l’importance du soutien des différentes directions (immobilières et site). Il a fallu un leadership fort pour tenir la ligne conductrice du « tout ouvert ». Enfin, nous avons respecté le budget alloué, grâce à une maîtrise financière de toutes les composantes.

Le projet en détail

Contexte

Réaménagement
Particularité : Concevoir un projet, en site occupé, dans le cadre d’une réhabilitation d’un bâtiment de production avec de fortes contraintes techniques

Indicateurs-clés

Surface : 1 100 m²
Nombre de personnes sur le projet : 100
Ratio par poste de travail : de 10,5 à 11,5 m² par personne

Intervenants

MOE du bâtiment : Denis Laquaz (Impulse)
Facilities : Vinci Facilities
Mobilier : Steelcase et Haworth
Génie des Lieux : Mission AMO — programmation/recueil des besoins ; concept et charte ; microzoning et space planning ; assistance mobilier ; assistance décorative ; outil Spacio 3D d’aide à la décision ; accompagnement au changement/animation d’ateliers utilisateurs

Calendrier

Phase 1/Études préalables : juin 2015 — décembre 2015
Phase 2/Études d’aménagement : janvier 2016 — avril 2016
Phase 3/Conception décorative : octobre 2016 — février 2017
Installation des équipes : novembre 2017