Gérer et maintenir durablement son espace de travail
Notre époque voit enfin une prise de conscience des individus, de l’impact de leurs actions sur leur environnement au quotidien, en général et au travail par extension. Une réflexion nouvelle qui nécessite de penser en amont la gestion dynamique de son parc de mobiliers et de matériels informatiques.
L’époque où l’achat était associé à une mise au rebut, sans considération de revalorisation, est désormais révolue. Si les budgets de fonctionnement et de maintenance s’inscrivent dorénavant dans une démarche durable, plus éthique, comment gérer au mieux ce parc dans un environnement toujours plus nomade ?
Maîtriser et connaître son parc de biens
Une gestion durable des biens passe avant tout par une connaissance pointue de son catalogue mobilier et du dénombrement associé. L’ensemble des biens uniques doit être référencé pour permettre au gestionnaire de connaître ses modèles et ses gammes afin d’agir sur ses futurs choix stratégiques d’investissement.
Les réformes fiscales successives ont incité à oublier la rigueur des gestions équilibrées qui voyaient fleurir des codes à barres à des fins de rapprochement comptables. Avec des seuils d’immobilisation à 500 €, une quantité considérable de matériels passe dorénavant hors des radars de l’inventaire obligatoire.
Aujourd’hui, l’adhésion à la RSE, qui impose aux sociétés une démarche écologique plus respectueuse, et qui va de pair avec un sain équilibre financier, vient poser un nouveau regard sur la gestion des parcs. En effet, sans l’identification de chaque mobilier ou de chaque matériel (qu’il soit informatique, véhicule ou encore œuvre d’art) et sans son référencement au préalable, échafauder une action durable de gestion n’aura aucune portée économique à long terme.
La question du « comment inventorier » se pose et doit être intégrée dans une stratégie globale. En effet, les technologies actuelles nous permettent de mettre en place des moyens d’identification uniques incitant l’utilisateur à interagir directement avec le gestionnaire. Ce n’était pas envisageable avec le système des codes à barres.
Suivre et en gérer l’usage
Il ne suffit pas de mettre à disposition des collaborateurs des espaces innovants sur un site neuf ou rénové ; il faut accompagner leurs usages.
- Fournir la bonne information sur l’usage
Pérenniser dans le temps les notices d’utilisation d’un bien ? Obtenir une vidéo de démonstration d’un nouveau matériel ? Qui n’en rêve pas, au moment de pénétrer dans un espace de travail ou un lieu spécifique ?
Les notices et modes d’emploi viennent à disparaître au fur et à mesure de l’utilisation et/ou des mouvements divers liés aux éventuels réaménagements de l’espace. Une étiquette d’identification intelligente permet de délivrer de manière permanente et à la demande ces modes d’emploi, de les réactualiser périodiquement, voire de manière évolutive en fonction du retour des utilisateurs.
- Obtenir des retours d’information sur l’usage
Comment les occupants utilisent-ils les biens ? Quelles demandes font-ils les concernant ? Comment peut-on prendre connaissance de l’utilisation qui en est faite au sein de l’espace de travail ?
Permettre le dialogue connecté entre les équipes de maintenance et l’utilisateur garantit un niveau de disponibilité des postes de travail. À l’ère du flex office, la déclaration d’incident doit être simple afin d’être réalisée sans frein.
Générer une seconde vie des biens
Un usage durable est à penser sur le long terme. Lors d’un réaménagement, on stocke un bien, jugé inapproprié dans l’instant, en pensant le réutiliser à terme, mais il devient rapidement obsolète alors que nous aurions pu le revaloriser par une revente, un don…
Ces actions de revalorisation sont dorénavant autorisées et encouragées par une appropriation intelligente de la donnée, en provenance des applications de gestion.
Cette économie circulaire doit déjà s’opérer au sein des grandes organisations : on assiste par exemple trop souvent à la mise au rebut prématuré de mobiliers et matériels au siège de l’entreprise, quand, dans le même temps, les agences ou les centres de production n’ont pas le budget pour renouveler leur parc.
Pour ce faire, le partage de l’information via le Cloud en temps réel est la clef de voûte. Des applications clés en main existent.
À terme, pourquoi ne pas franchir les frontières de sa seule organisation, autoriser la reprise de son parc par d’autres entreprises, organismes, associations, collectivités… ?
Gérer et maintenir durablement son parc, sans un outil adapté et évolutif, est illusoire
Le gestionnaire garant de la disponibilité des espaces de travail doit se doter d’une solution pertinente lui permettant d’aborder la gestion sur le long terme. Pour cela, il faudra qu’il ne néglige pas l’accès à une donnée ouverte, pour permettre sa transmission au-delà des frontières de sa propre organisation.
