Qu’est-ce que le Flex Office ?

Le flex office est une version moderne de l’organisation sur le lieu de travail. Appelé aussi bureau flexible, ce nouveau mode de management est basé sur la confiance plutôt que sur le contrôle, et sur le bien-être au travail. Génie des Lieux vous explique ce que c’est, sa mise en place, ses avantages et ses inconvénients.

Définition du flex office

Le flex office est l’absence de bureau attitré. L’employé peut travailler dans un nouvel espace de travail chaque jour, dans un open space, une salle de réunion, une salle de coworking… et même chez lui. Car le il comprend également le télétravail.

Ce nouvel environnement de travail moderne change complètement la qualité de vie au travail et s’inscrit idéalement dans un mode de travail collaboratif. L’employé devient un véritable travailleur nomade.

La définition Génie des lieux du Flex office

Le flex office, appelé aussi flex working, amène à travailler autrement, grâce à de nouveaux modes de travail. Chez Le Génie des Lieux, cet environnement de travail dynamique s’organise de 3 manières différentes :

Desk sharing, le bureau partagé. 

Cette méthode consiste à partager son bureau avec d’autres employés de l’entreprise. Elle a l’avantage de favoriser les échanges entre les collaborateurs depuis leurs postes de travail, de renforcer l’esprit d’équipe sur un espace ouvert et d’éviter les bureaux individuels et isolés. Pour les employés nomades, ces espaces de travail sont tout à fait adaptés.

Activity based working, l’espace de travail dédié. 

Dans cette configuration, l’espace bureau est choisi par chaque employé, en fonction de ses besoins et de ce qui lui convient le mieux en tant qu’espace de travail personnel. Quand les employés ont plusieurs missions, l’aménagement des espaces, individuels ou cloisonnés, est une excellente solution. Des lieux de travail sont ainsi dédiés à chaque activité : boxes pour téléphoner, salles de réunion, espaces de coworking, bureaux partagés ou bureau fermé, espace ouvert, pièce de brainstorming…

Bureau libre, aussi appelé Flex Working. 

Cela comprend de nouveaux espaces de travail collaboratifs avec aménagements adaptés. Il s’agit du télétravail, de tiers-lieux comme un espace de coworking, de fastlabs qui permettent d’échanger et de travailler dans un environnement de travail favorable qui dispose de bureaux et d’espaces partagés. Ces endroits complètent le desk sharing et l’activity based working et font partie intégrante du flex office.

A quels besoins répond le flex office ?

Les entreprises trouvent des moyens de s’adapter à la baisse d’occupation des bureaux. Le flex office est une réponse qui séduit de plus en plus.

En effet, il répond à un besoin d’espace, contribue à de meilleures façons de travailler et de s’organiser. Nombreux sont les bureaux inutilisés pour cause de télétravail, de missions hors du bureau, de vacances, de RTT, d’arrêts maladies, de la COVID-19, etc. Ces absences au bureau ont un coût que le flex office peut absorber. De plus, le il s’adapte parfaitement à l’utilisation du digital et rend le travail possible où qu’on soit dans le monde, à toute heure, de chez soi ou d’ailleurs. Aussi, il répond aux besoins de flexibilité et de confort des travailleurs : choisir son propre espace de travail est un atout considérable.

Comment le mettre en place ?

Le flex office impose de mettre à disposition tout le nécessaire à de bonnes conditions de travail, que ce soit au niveau des locaux et de la réorganisation des espaces, qu’au niveau de l’équipement informatique,

Pour les employés, cela demande un minimum d’adaptation. Chacun doit trouver sa propre place parmi les bureaux disponibles ou un environnement de travail propice, chez lui, loin des bureaux.

Pour les dirigeants, cela demande un management à distance, il est nécessaire de laisser des marges de manœuvre et de faire confiance à ses employés.

Les avantages du flex office

Le flex office comprend plusieurs avantages, le premier étant la productivité. Ces nouveaux environnements de travail permettent aussi d’être plus créatif, d’ouvrir son esprit et de permettre aux équipes de partager leurs idées. Le bureau flexible permet de casser la routine et de travailler dans un espace de travail confortable chaque jour ; cela permet également d’avoir plus d’autonomie et d’agilité dans son travail.

Grâce au changement d’emplacement, le flex office permet aussi de faire connaissance avec d’autres services, de mieux les connaître et de favoriser les échanges, de discuter, collaborer avec d’autres employés. Il se révèle être un mode de travail souple et efficace.

Les inconvénients du flex office

Qui dit avantage, dit aussi inconvénient. Le flex office a son lot d’inconvénients, autant pour les employés que pour les dirigeants. Ce mode de travail oblige à avoir une (très) bonne organisation et de la rigueur. Cela impose aussi d’utiliser un bureau impersonnel, et une réorganisation de l’espace. Pour d’autres le flex office à domicile sera source d’isolement. Pour les travailleurs nomades, cela ne leur correspondra pas, car ne pas avoir de bureau fixe les freinera dans leur créativité.

Le flex office est une façon différente de travailler mais ce mode de fonctionnement doit avant tout se faire dans un souci de bien-être des employés pour garantir une bonne productivité et maintenir un excellent confort de vie professionnelle.