Animer un atelier Fullremote c’est possible !

Atelier à distance : plan et QR codes pour présenter les différents scénarios

Atelier Fullremote

On vous raconte notre premier atelier #fullremote !

Mathieu Lefranc, a organisé son premier atelier participatif digital pour la MSA du Languedoc.
Il nous raconte cet atelier pas banal !

Poursuivre le travail participatif de définition de vos nouveaux locaux à distance ?
Si, c’est possible ! Et ça fonctionne même assez bien.
C’est ce que nous avons fait ce mardi 31 mars avec un petit groupe de salariés de la MSA du Languedoc.
Le projet est dans sa phase de conception détaillée. Cet atelier – prévu de longue date – avait pour objectif de travailler sur les scénarios d’aménagement que nous soumettions aux participants.
La crise survient. Doutes sur les plannings. Angoisse. Qui sera disponible ? On décale ? On maintient ? Allo ? L’atelier est maintenu ? Pas de problème ! Equipe projet volontaire, délais à respecter. On ne va pas se laisser abattre. Derrière nos écrans certes, mais la vie continue !
Nous voici lancés à la recherche de la méthode et de l’outil qui nous permettront de réaliser cet atelier, de présenter du contenu, de discuter, de se voir et d’interagir. Avalanche d’outils et de conseils. Ca se passe dans 10 jours, soyons pragmatiques. Qu’avons nous à disposition ? Notre allié sera finalement TEAMS, récemment installé. Pour ce que nous en savons à ce stade, l’outil permet de se voir, d’échanger oralement et par écrit et de partager du contenu. C’est un très bon début. Il ne nous manque plus que la possibilité d’interagir. Qu’à cela ne tienne. En fouillant dans la liste d’applis proposées par TEAMS nous en trouvons plusieurs qui répondent au besoin.
Nous entamons les tests. Installation des applis réussie. Prise en main rapide et facile. Le test en comité restreint est une réussite ! Programmons un test grandeur nature, on ne sait jamais… “Chère équipe, nous avons besoin de vous ! Lachez tout et rendez-vous dans la cyber salle de réunion pour faire un test grandeur nature. L’avenir de la société dépend de vous !” 
Collègues mobilisés. Démarrage du test. Plantage. On relève la tête ! on redémarre, on recommence, on installe une autre appli. Plantage. Mais que diable allions nous faire dans cette galère ! Espoir. L’appli fonctionne sur un autre PC. J-3. Pas de problème, nous serons deux pour faire tenir cet atelier. L’un à l’animation, l’autre à la logistique. Collègues re-mobilisés. Démarrage du test grandeur nature. Réussite ! J-2. Quelqu’un à penser à inviter les participants ? Oui, facile ! On lance un lien pour une réunion en ligne. Test. Mobilisation des collègues. Connexion. Plantage. On essaie la conversation ? Impossible d’ajouter des externes… Alors on crée une équipe ? Pas de problème.
Jour J. Appel de l’équipe. Sept participant.e.s sont invité.e.s à rejoindre la réunion. Six se connectent sans embûches. Un participant ne parvient pas à se connecter. Il clique. Il reclique. Il éteint, redémarre, relance. Trente minutes de retard, l’atelier démarre.
“Bienvenue dans ce cyber atelier ! Merci d’être présent et de permettre que le projet continue.” Le son est ok. Caméras activées. Les participants ont l’air contents d’être là. On se donne quelques règles : désactivation des caméras dès qu’on commence à partager du contenu; désactivation des micro pour éviter les interférences; on ne prend pas la parole, on la demande, l’animateur la distribue.
Le partage d’écran est lancé.
Nous  détaillons les principes d’aménagement de chaque scénario. D’abord en plans. Puis en 3D. Les QR codes s’affichent. Chaque participant.e peut les flasher avec son smartphone pour naviguer des les scénarios. Nous lançons également le visionnage des panoramas en ligne. Pendant ce temps à la logistique nous préparons les sondages. Ils se déroulent sans encombres.
Les participant.e.s ont envie de parler des résultats qui apparaissent en direct dans la fenêtre de dialogue. Les micros se réactivent. On se rend compte qu’à neuf personnes on peut encore discuter sans que cela devienne une cacophonie. Nous laissons tomber les règles d’animation qu’on s’est données au départ (peut être un peu strictes par peur du débordement). Nous n’avons plus besoin de distribuer la parole. Le groupe s’autorégule. En prenant le contrôle du pointeur certain.e.s participant.e.s indiquent des  espaces qu’ils aimeraient voir modifiés. Un vrai dialogue s’instaure autour des plans et des images de synthèse. Les plus bavard.e.s dans le réel le restent dans un cyber atelier. Idem pour les moins bavard.e.s qui peuvent avoir tendance à se faire oublier. Idéalement il faut conserver les caméras activées. Cela permet de n’oublier personne. Cela favorise aussi la convivialité (nous sommes tous contents en cette période de “voir” du monde, de pouvoir discuter, voir des sourires et rire ensemble !) Et d’autre part, cela garantit une mobilisation et une attention accrue des participant.e.s (ne vous cachez pas, nous avons tous participé à une audio-conférence de loin, en préparant la réunion suivante ou en naviguant sur une site de e-commerce !).
Au delà des outils et méthodes d’animation, ce qui a été très agréable durant ce cyber atelier, ça a été de pouvoir se retrouver.
Les participant.e.s ont manifesté un vrai plaisir d’être “là”, de pouvoir voir l’avancée de leur projet et de continuer de le faire avancer.
Oui, la vie et les projet continuent même en période de confinement !
2020-04-03T12:57:15+01:00